手軽で便利な「ちょっとした会議」

3月も半ばを過ぎ。何度も言いますが４月はもうすぐですね。
年度替わりもあって、社内でコミュニケーションをとる機会が慌ただしく増えているというところも多いのではないでしょうか。
会社の規模が小さくなってくると、わざわざ会議室を予約するまでもなく、「ごめん、ちょっと10分だけ集まれる？」と、空いた時間でスピーディーに話し合いの時間が持てます。小回りが利く小規模の強みでもあります。

社長さんとお話ししていると、ふとこういう日常の風景を耳にすることがあります。

「仕事が始まる15分前に集まって、今日の予定を軽くミーティング」
「昼休みに、お弁当を食べながら軽く打ち合わせ」
「1日終わった後で『ちょっとだけ残って』と声をかけて残ってもらって1日の振り返りをしている」などなど。

わざわざ時間を取らなくてもついでにパパッと。 時間の無駄を省くための工夫でもあると思いますし、チームワークを深めたいという思いも理解はできます。

曖昧な時間が奪ってしまう「頭のエネルギー」

私が社会人として働き始めたころ、当時は始業前に集まって準備するのが常識としてあったように思います。また弁当を食べながらの仕事の話も「一体感」の象徴でもあったように思います。
多少の疑問はありましたが、そういうものなのかなとそれ以上意識はしませんでした。

しかし、いまはさまざまな事例に触れることとなりました。
そうしたなかで、いわゆる「あうんの呼吸」に頼る時間の使い方が、逆にコミュニケーションを難しくしてしまう場合が多々あるのではないか、そんな実感があります。

今は休憩時間なのか、仕事中なのか。この集まりはいつ終わるんだろう。
たとえ「ちょっとした時間」であっても、境界線が曖昧な状態というのは、無意識のうちに働く人の頭にノイズを生じさせるだけでなく、じわじわと思考のエネルギーを奪っていってしまいます。

「ここからここまでが仕事」という境界線がハッキリしている。だからこそ、人は安心して休憩し、安心して仕事に戻り集中することができるのではないでしょうか。

明日からできる、少しの「時間の引き直し」

そこで、たとえば以下のように「時間の境界線」を引き直してみるのはどうでしょうか。

① 始業前・終業後のミーティングを「時間内」に
「始業10分前」の朝礼は、「始業時刻」に変更してみる。 思い切りが必要ですが「早出のプレッシャー」という隠れたノイズが消えるのでは？

② ランチミーティングは「仕事」か「休憩」かきちんと分ける
会議へは、参加を完全に自由にするか、もし仕事の指示を出すのなら、あらためてきちんと「心身を休めるための休憩時間」を確保し提示する。

③ 終わりの時間をあらかじめ伝える
「今から15分だけ集まって」。
ゴールが決まっていればメリハリがつき、教える側も教わる側も話に集中できます。

安心できる「境界線」が、深い対話を生む

私自身、ご相談をお受けする際は、あえてたっぷりと時間をとって、ただひたすらお話をお聞きするようにしています。 一見、非効率に思われるかもしれないのですが、それが相手の方の「本当の悩みや本質」にたどり着き最適な解決策を見つけるための、いちばん確実なプロセスだと感じてきたからです。

職場のコミュニケーションも、おそらく同じではないかと思うのです。
隙間時間で効率よく済ませる―確かにそれはそれで大事なことだと思います。
ですが、「ここは仕事の時間」「ここは休憩」と、境界線を引いてしっかりと向き合う時間を取る。
少し手間だと感じることが多いかもしれませんが、その安心できる「境界線」があって初めて、お互いに心を開き、仕事の本質に向き合える対話が生まれるのではないかと思います。

メリハリのある時間のルール作りが、社長さんや従業員さんにとって、事業所がより働きやすくなるエンジンとなるよう願っています。

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